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- 838076
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- 女
- 来自
- 江西
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(1)收集市场信息。为了使研讨会研讨的内容有的放矢，在准备举办研讨会之前，会展企业要多方收集市场信息，对该行业作深入的研究，努力抓住行业热点问题，为确定会议主题及方案提供翔实的资料。
(2)确定会议主题。会议主题一定要能紧紧把握时代脉搏，能切实反映该行业某一领域发展动态。会议主题是会议的灵魂，一个好的主题能对会议潜在的听众产生强大的号召力；相反，如果会议主题不能被会议潜在的听众所接受，会议将会名存实亡。
(3)准备会议方案。会议方案是有关会议召开的具体实施计划。会展企业要组织一个高水平的会议，会议实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。
(4)邀请主讲人员。会议主讲人员对于会议的作用是非常重要的。因此，会展企业必须花费一定的精力来邀请自己所期望的主讲人员到会。对于某主讲人员负责演讲的议题，会展企业至少应在会议开幕前的一个半月或更早的时间通知他们，以便其早作准备；要妥善安排主讲人员的吃、住、行，对于一些重要的主讲人员，要安排专人陪同；如果演讲者或者听众中有持不同语言者，还要注意配备翻译人员，如有可能，可以事先让翻译人员了解一些演讲的内容，以便其在现场更好地翻译。
(5)会议召开。当会议召开日期临近时，会展企业要妥善安排和布置会场以迎接会议的召开。会展服务企业要落实会议召开的场地以及场地中电源、音响、投影仪、录音录像等相关设备，并备有后备的电源、音响等；要安排好会议现场的工作人员和技术设备维护人员，落实服务人员以及茶水的供应；保障会议现场的光电、温度和通风处于正常状态；制定会场纪律；组织专业人员对会议现场进行安全检查，疏通通道，开启安全门。以上各项准备工作就绪以后，就可以按照会议议程举行会议了。
(6)会后总结。会议召开以后，会展企业要及时对会议筹备及举办过程中的经验和教训进行总结，以便下一次举办该会议时能使会议的水平得到进一步的改善和提高。
(7)会议危机管理方案。会议策划应有危机管理方案，以便万一出现突发危机事件时有应对办法。会议危机管理方案包括两部分的内容：一是针对突发事件的管理方案；二是会议备用方案，即针对一旦原会议策划方案因故不能全部或部分实施而制定的替代方案。
(8)会议预算与赞助办法。召开会议需要邀请一些国内外著名的专家、学者、企业领导人或者是行业主管部门的官员到会演讲，还要租用会议场地，进行适当的会议现场布置，这些都需要一定的费用。对于会议所需要的各项费用，会展企业要事先做好预算，对各项费用的开支要心里有底，并安排必要的资金以使会议成功召开。
会展企业可以采用三种来筹集会议所需资金：第一，可以从展会收入中拨出一部分作为会议筹备资金，做到“以展养会，以会促展”；第二，可以向与会人员收取一定的会务费用；第三，可以寻求企业赞助。由于与会人员都是一些行内人士，如果会议举办出色，影响较大，很多企业是愿意赞助会议的。企业对会议的赞助可以有多种形式，如转让会议的冠名权、允许企业在会议的某些特定地方做广告、允许赞助企业在会议期间作简短发言以介绍自己的企业、让企业赞助会议现场使用设备等。
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